Het management wijst een Verantwoordelijke Persoon aan die verantwoordelijk is voor alles wat met de distributie van geneesmiddelen te maken heeft en het voldoen aan de eisen vanuit de GDP-richtlijn.

Om met geneesmiddelen te mogen werken, moet je als medewerker een training hebben gehad.

Alle werkwijzen moeten in duidelijke en begrijpelijke procedures worden vastgelegd. De Verantwoordelijke Persoon keurt alle procedures goed en voert jaarlijks controles uit.

Bij elke wijziging moet nagegaan worden of en op welke manier de wijziging invloed zou kunnen hebben op de kwaliteit van de geneesmiddelen.

Het goed invullen van formulieren is belangrijk om fouten te voorkomen, activiteiten te volgen en te controleren. Daarom moet je altijd alle formulieren volledig invullen en laten merken dat je alle informatie hebt gezien.

Een logistiek medewerker volgens de GDP-richtlijn is elke medewerker die bij de groothandelsactiviteiten betrokken is.

Voor alle afdelingen is het belangrijk dat:

  • Er hygiënisch wordt gewerkt;
  • Er zoveel mogelijk informatie wordt vastgelegd;
  • Er alleen met geneesmiddelen wordt gewerkt als wordt voldaan aan de vereisten, zoals aanwezigheid van vergunningen, de juiste ruimte en volgens de juiste procedure;
  • Producten met aanvullende eisen met voorrang worden behandeld (bijvoorbeeld opiaten);
  • Er geen onbevoegde personen in het magazijn kunnen rondlopen;
  • Er zorgvuldig wordt gewerkt en onder andere steeds de artikelnaam, het unieke ID en de aantallen worden gecontroleerd;

Producten die in quarantaine worden geplaatst, zijn geblokkeerd voor opslag, verkoop en verzending. Hierover beslist alleen de Verantwoordelijke Persoon.

Wanneer de kwaliteit van een product niet in orde is of de kwaliteit van een geleverde dienst in de keten, kan één van de partijen een klacht indienen. Klachten over de kwaliteit van een product moet je altijd direct melden bij de Verantwoordelijke Persoon. Ook dient altijd de oorzaak onderzocht te worden.

Een retourzending moet je altijd direct melden bij de Verantwoordelijke Persoon. De Verantwoordelijke Persoon moet beslissen of goederen terug op voorraad gaan.

Bij een recall worden er geneesmiddelen teruggeroepen omdat er problemen zijn. Instructies van een recall moet je met de hoogste prioriteit opvolgen.

In alle gevallen geldt dat je zoveel mogelijk informatie moet controleren en registreren.