Wanneer de kwaliteit van een product niet in orde is of de kwaliteit van een geleverde dienst in de keten, kan één van de partijen een klacht indienen.
Klachten over de kwaliteit van een product moet je altijd direct melden bij de Verantwoordelijke Persoon. Deze moeten ook direct worden doorgegeven aan de opdrachtgever en de leverancier. Het is afhankelijk van de procedure in jouw bedrijf wie dit doet.
Betreft het API: dan moet in overleg met de oorspronkelijke fabrikant de klacht beoordeeld worden. Ook hierbij is het afhankelijk van de procedure in jouw bedrijf wie dit doet.
Wanneer je een klacht ontvangt, noteer dan alle volgende informatie zo volledig en nauwkeurig mogelijk:
- De datum van de klacht;
- Wie de klacht heeft ingediend;
- Welke zending het betreft, inclusief batchnummers, referentienummers en artikelnamen;
- De betrokken partijen en personen (vervoerders, medewerkers, chauffeurs, dienstverleners, etc.);
- De soort klacht (kwaliteit van het product of de kwaliteit van een dienst);
- Waar het incident heeft plaatsgevonden.
Bij klachten dient altijd de oorzaak onderzocht te worden. Dit onderzoek naar de oorzaak moet vastgelegd worden. Op basis daarvan kun je een verbetervoorstel doen, maar de Verantwoordelijke Persoon beslist altijd of deze verbetering ook wordt doorgevoerd.