Vergunningen

Als eerste gaat de afdeling inkoop na of de benodigde vergunningen aanwezig zijn bij de leverende groothandel. De afdeling verkoop controleert dit bij de ontvangende partij.

  • Is een groothandelsvergunning voldoende of is er ook een fabrikantenvergunning nodig?
  • Heeft het geneesmiddel een handelsvergunning?
  • Is er een opiumontheffing nodig?
  • Is er een API-registratie nodig?

Kenmerken geneesmiddel

Omdat de afdeling inkoop over het algemeen als één van de eerste afdelingen weet om welke producten het gaat, moeten zij zoveel mogelijk informatie verkrijgen over de eisen die nodig zijn voor de opslag en distributie van het geneesmiddel. De volgende informatie is van belang:

  • De eisen m.b.t. temperatuur, vocht, licht, etc.
  • Valt het geneesmiddel onder de wetgeving gevaarlijke stoffen?
  • Valt het geneesmiddel onder de opiumwet? En staat dit op lijst 1 of lijst 2?
  • Wat zijn de kenmerken van de verpakking? Een meegestuurde afbeelding kan helpen om de geneesmiddelen te herkennen als deze geleverd worden.

Uiteraard moet het bedrijf kunnen voldoen aan de gestelde eisen.

Afspraken vastleggen

Om geen misverstanden te laten ontstaan is het belangrijk om overeenkomsten schriftelijk te sluiten. Hierbij moeten ook van elke partij de taken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd.

Controle nieuwe leveranciers en nieuwe afleveradressen

Nieuwe leveranciers en nieuwe afleveradressen moeten eerst goedgekeurd worden door de Verantwoordelijke Persoon. Pas na goedkeuring mag er met deze leveranciers gewerkt gaan worden of mogen er pas zendingen naar de afleveradressen verstuurd worden. Er vindt controle plaats op onder andere:

  • De betrouwbaarheid en reputatie van een leverancier;
  • Het hanteren van realistische prijzen;
  • Grootte van partijen (bijvoorbeeld opvallend grote partijen van schaarse producten);
  • Hoe groot de kans op vervalsing is (bijvoorbeeld als geneesmiddelen uit een land komen waar veel valse geneesmiddelen vandaan komen);
  • Andere activiteiten die mogelijk een risico vormen (bijvoorbeeld kruisbesmetting door opslag andere producten);
  • De aanwezigheid van benodigde vergunningen.